今やどこの自治体でも行政のICT化には力を入れておりますが、この度、西宮市においては庁内の押印手続き廃止を進めるための庁内横断組織であるタスクフォースを立ち上げることとし、そのメンバーへの辞令交付を行った後、市長の私とリーダーを務める情報管理部長とメンバーとの初回の懇談会を行いました。
今回のタスクフォースは、庁内の職員へ公募方式で呼びかけ、自ら志願した職員によって構成されています。それぞれの職員は今の職場に留まり仕事を続けながら、タスクフォースの作業にも加わってもらう形です。西宮市にとっては初の試みこため、果たしてどれだけの職員が手を挙げてくれるか不透明でしたが、様々な部署から8名の若手が手をあげてくれました！
それぞれからこのタスクフォースに加わった動機を聞きましたが、普段から押印の必要性に疑問を持っていたことや、他部署の仕事のやり方を通じて自分の部署の仕事を効率化できるヒントを得たいなど、日々の業務改善に向けて前向きな姿勢を持っていることを頼もしく思いました。
私からは、大きく二つのことを伝えました。
一つが、押印廃止自体を目的化しないように、ということです。押印があることによって紙ベースからWEBベースに手続きが移行できないことが問題で、さらにその先には、ICT化することによってキーパンチの労力が減り、手続き自体も無くせるものも出てきて、さらには市民にはプッシュ型でサービスを提供できることも将来的には出て来るだろうし、こちらは分析をもできる日が来る。そうした大きなSMARTな自治体のイメージを持ちながら、ひとつひとつの改善に向き合って欲しい、ということです。
そして、西宮市役所内に留まらない改革も意識せよ、ということも伝えました。何かハードルにぶち当たった時、その障害が市の会計規則ならば我々が変えれば済む話でも、県や国の規制や通知によって縛られてていたら、そこで改革は止まるようにも感じるでしょう。しかし、今はどこもかしこもICT化を目指している中だからこそ、こうした基礎自治体における具体的なハードルが何かを知りたいと欲しているはずで、西宮市から国や県のこれまでの決まり事も変えられることは、当然にあるのだということです。
今回のタスクフォースを立ち上げた目的は、西宮市のSMART化を進め、それが市民の市役所手続きの労力を削減し、市業務の効率化に繋げたいとの考えです。それに加え、私としては、西宮市の組織が活性化すること、このことにも期待したいと考えています!!
